Wie kann ich alle meine E-Mails für ein persönliches Backup speichern?

Eine persönliche Kopie Ihrer Arbeits-E-Mails kann definitiv sowohl vor als auch nach dem Austritt aus dem Job nützlich sein. Sie können später auf sie zurückgreifen, z.B. um Feedback zu dokumentieren, das Sie erhalten haben, oder um Projekte, an denen Sie gearbeitet haben (z.B. für Muster für Ihren nächsten Arbeitseinsatz). Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, outlook mails speichern, so dass hoffentlich eine der folgenden Methoden für Sie funktioniert.

  • Lassen Sie uns zuerst über Outlook sprechen, da es das häufigste E-Mail-Programm im Büro ist, und dann werden wir über Google Mail (Google Apps) sprechen.
  • Aktualisiert, um hinzuzufügen: Wie eine Reihe von Kommentatoren hervorgehoben haben, besitzt Ihr Unternehmen Ihre Arbeits-E-Mail. Um rechtliche Auswirkungen zu vermeiden, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten. (Auch wenn Sie alle Ihre E-Mails auf einmal herunterladen, könnte dies einige Augenbrauen hervorrufen, wie die Website der Personalabteilung von About hervorhebt). Es ist auch erwähnenswert, dass diese Methoden natürlich auch für persönliche E-Mails funktionieren, so dass diese Tricks nützlich sind, egal was Sie versuchen zu sichern.

Outlook-Optionen

E-Mails aus Outlook in einen Ordner ziehen

Wie kann ich alle meine E-Mails für ein persönliches Backup speichern

Der einfachste Weg, mehrere E-Mails aus Outlook zu speichern, besteht darin, die zu speichernden E-Mails auszuwählen und sie in einen Ordner im Windows Explorer (oder Finder, wenn Sie sich auf einem Mac befinden) zu ziehen. Dadurch werden die E-Mails als einzelne.msg-Dateien mit dem Betreff als Dateinamen und allen Anhängen gespeichert. Der Nachteil: Während Sie diese später in Outlook öffnen können, ist dies mit einem anderen E-Mail-Client nicht möglich, da das.msg-Format für Outlook proprietär ist. (Wenn Sie ein anderes Programm verwenden möchten, um diese zu lesen, müssen Sie sich MSG-Konverter oder Viewer-Software ansehen.) Wenn Sie Office 2011 jedoch auf einem Mac verwenden, werden sie beim Ziehen von Dateien als .eml-Dateien gespeichert, die in anderen E-Mail-Programmen geöffnet werden können.

Alles in eine Outlook PST-Datei exportieren

Für ein vollständiges Backup von allem, einschließlich der Unterordner, verwenden Sie die Exportfunktion von Outlook. In Outlook 2010 befindet sich dies unter Datei > Optionen > Erweitert. Wenn Sie Ihre Ordner als.pst-Datei speichern, werden Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen gesichert. Diese.pst-Datei kann auf einem anderen Computer geöffnet werden – wieder nur von Outlook.

Verwenden Sie den Befehl „Speichern unter“ in Outlook.

Um einzelne E-Mails in Outlook zu speichern, können Sie mit dem Befehl Datei > Speichern unter Nachrichten in universelleren Formaten wie Text, RTF und HTML speichern. Leider müssen Sie alle Anhänge auch einzeln speichern, und dies ist nur ideal, um einige Nachrichten auf einmal zu speichern.

Verwenden Sie ein Skript oder ein Drittanbieterwerkzeug, um Outlook-E-Mails in anderen Formaten zu speichern.

Glücklicherweise haben sich andere mit diesem Problem beschäftigt, E-Mails in Stapeln aus Outlook herauszubekommen. Früher habe ich mit diesem VBS-Skript ausgewählte Ordner aus Outlook als individuelle .msgs exportiert. Leider kann ich die ursprüngliche Quelle des Skripts nicht angeben, aber ich hatte sie so geändert, dass sie die E-Mails mit dem Namen des Absenders sowie dem Datum und Betreff für den Dateinamen speichert. Dieses Skript sieht ähnlich aus, aber anscheinend kannst du das Format von MSG auf etwas anderes ändern.

Es gibt auch Dienstprogramme von Drittanbietern, die dasselbe mit erweiterten Funktionen erreichen, aber sie sind nicht alle kostenlos.

Gmail-Optionen

Wenn Ihr Unternehmen Google Mail (Google Apps) verwendet, gibt es mehrere Lösungen, die für Sie funktionieren könnten.

Verwenden eines Desktop-E-Mail-Clients

Möglicherweise können Sie einen E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird verwenden, um Ihre E-Mail entweder per POP herunterzuladen oder einfach per IMAP darauf zuzugreifen. Dann können Sie die E-Mails aus dem Programm speichern. Mit Thunderbird können Sie einfach alle E-Mails markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Speichern unter“ wählen, um sie alle als .eml-Dateien zu speichern.